不用品は会社の倉庫へ!ビジネス文書を守るためには先行投資が重要です!

利用頻度が落ちた備品は会社の倉庫へ

利用頻度が低くなった備品は、会社の倉庫に移動しましょう。大量の不用品が置かれていると、それだけで作業スペースが圧迫され、スタッフのフットワークに悪影響が出やすいです。物が山積したオフィスでは文具の紛失が起きやすくなったり、重要書類がすぐに取り出せなくなる等、トラブルが続出しやすいです。倉庫に備品を片付ける際は、なるべく箱詰めしましょう。ダンボール箱に収納して、倉庫の棚などに片付ければ、中の備品がホコリや湿気などに直接さらされなくなります。

ダンボール箱の側面に、中身の情報を明記しておけば便利です。片付けた当事者だけではなく、別のスタッフの方も中身が瞬時に把握できます。直接油性ペンで備品の名前を書いたり、中身の情報をメモしたコピー用紙を箱の目立つところに添付するのも良い方法です。

ビジネス文書を保管する倉庫には確かな安全対策を施す

ビジネス文書を大量に保管した倉庫には、より一層の安全対策を講じたいところです。情報化社会となった今、企業が抱える個人情報や社外秘のデータもまたかけがえのない財産です。実際に企業の倉庫がターゲットになる事例もあり、万が一のトラブルに備えて最新のセキュリティーシステムを導入してみるのも良い作戦です。例えば、最新鋭の生体認証システムが搭載された扉に入れ替えれば、企業の関係者しか倉庫に出入りする事が出来ません。指紋や網膜などを鍵とする生体認証であればアナログの鍵とは違い、複製する事が物理的に出来ません。安全管理に先行投資は必要ですが、一度大規模なセキュリティー対策を講じる事で大量のビジネス文書を安全に保管する事ができます。企業の信頼性や世間の評判を守っていけるので見方を変えれば費用対効果の良い先行投資ともいえます。

物流業務を3PL導入によりアウトソーシングした場合、自社ですべての業務を行うよりもコストが軽減できることが多いです。